貸倒損失の要件とは？3類型の判定基準と税務調査対策を解説

取引先の倒産や支払い遅延により売掛金が回収できなくなった場合、貸倒損失として計上するには税務上の要件を満たす必要があります。要件を正しく理解せずに処理すると、税務調査で否認され追徴課税を受けるリスクがあるため注意が必要です。

本記事では、貸倒損失の3つの区分（法律上・事実上・形式上の貸倒れ）ごとに、計上のタイミングや必要な証拠書類、仕訳方法をわかりやすく解説します。税務調査で否認されないためのポイントや、貸倒れを防ぐための実践的な対策もあわせて紹介します。

1.貸倒損失とは

貸倒損失とは、取引先の倒産や経営悪化などにより、売掛金や貸付金といった債権が回収できなくなった場合に、その回収不能額を「損失」として計上する会計・税務上の処理です。

たとえば、商品を販売して代金を後払いにしていた取引先が倒産し、売掛金100万円が回収できなくなった場合、この100万円を貸倒損失として費用に計上します。

ただし、税務上は「回収できないと思うから」という主観的な判断だけでは認められません。法人税基本通達で定められた3つの要件のいずれかに該当する必要があり、区分ごとに計上のタイミングや必要な証拠書類が異なります。

ここでは、まず混同しやすい「貸倒引当金」との違いを確認しましょう。

1-1.貸倒引当金との違い

貸倒損失と貸倒引当金は、どちらも債権の回収不能リスクに関する処理ですが、その性質は大きく異なります。

両者の違いを整理すると、以下のようになります。

貸倒損失は「回収できないことが確定した」場合の処理であり、貸倒引当金は「回収できなくなるかもしれないから備えておく」処理です。たとえば、取引先の支払いが数ヶ月遅れている段階では貸倒引当金として備えておき、その取引先が実際に破産した時点で貸倒損失として確定処理を行います。

2.【パターン別】貸倒損失の手続き上の処理

貸倒損失を税務上の損金として認めてもらうには、法人税基本通達9-6-1〜9-6-3に定められた以下の3つの区分のいずれかに該当する必要があります。

この3つを正しく理解することで、自社の状況がどの区分に当てはまるのかを判断でき、適切なタイミングで正確な処理が可能になります。

以下では、それぞれの具体的な内容、計上タイミング、必要書類、仕訳方法を順に解説します。

参照：

• 国税庁「第1款　金銭債権の貸倒れ」
• 国税庁「No.5320 貸倒損失として処理できる場合」

2-1.法律上の貸倒れ

法律上の貸倒れ（法基通9-6-1）とは、法的手続きや当事者間の合意によって債権の全部または一部が消滅した場合に認められる貸倒損失です。

具体的には以下が該当します。

4については書面通知のみが要件ではなく、債務超過の継続と回収不能という実質的な要件を満たすことが前提です。法的根拠が明確なため、3区分のなかで最も税務調査で否認されにくい区分といえます。

2-1-1.計上できるタイミング

法律上の貸倒れは、法的手続きや合意が成立した事業年度に損金として計上します。

具体的な計上基準日は以下のとおりです。

重要なのは、計上タイミングに「選択の余地がない」点です。「今期は利益が出ているから来期に回そう」といった任意の繰り延べは認められません。該当する事業年度に処理を怠ると、その後の事業年度では損金として認められなくなるリスクがあるため、法的手続きの確定日を正確に把握し、速やかに処理しましょう。

2-1-2.必要な証拠書類

法律上の貸倒れを計上する際は、法的手続きの根拠書類を確実に保管することが重要です。

どのケースでも、もとの債権の存在を証明する契約書・請求書・納品書などの基礎書類もあわせて整備しておく必要があります。税務調査では「そもそも債権が実在していたか」という点から確認されることがあるためです。

2-1-3.仕訳方法

法律上の貸倒れの仕訳は、消滅した債権の金額をそのまま貸倒損失として費用計上します。たとえば、取引先が民事再生手続きにより売掛金100万円のうち70万円が切り捨てられた場合の仕訳は以下のとおりです。

消費税の課税事業者は、貸倒れに係る消費税額の控除も必要です。税込経理の場合は消費税相当額を含む総額で貸倒損失を計上し、税抜経理の場合は本体価格部分を貸倒損失、消費税相当額は借方に「仮受消費税等」として計上し、貸方を売掛金の税込総額とします。

なお、切り捨てられなかった残額30万円は引き続き売掛金として残り、計画に基づき回収を進めます。

2-2.事実上の貸倒れ

事実上の貸倒れ（法基通9-6-2）とは、法的手続きを経ていなくても、債務者の資産状況や支払能力から見て債権の全額が回収できないことが客観的に明らかになった場合に認められる貸倒損失です。取引先が事業を廃止して資産が残っていない場合や、債務超過が長期間続き回収の見込みがまったくない場合などが該当します。

ただし、この区分で計上するには以下の条件をすべて満たす必要があります。

回収手段を尽くしたうえで、それでも全額回収できないことが明らかな場合にはじめて計上が認められます。法律上の貸倒れと異なり客観的な判断基準が曖昧なため、3区分のなかで最も税務調査で否認されやすい区分です。

2-2-1.計上できるタイミング

事実上の貸倒れは、債権の全額が回収不能であることが明らかになった事業年度に計上します。法律上の貸倒れと違い、裁判所の決定日のような明確な基準日がないため、「いつ回収不能が明らかになったか」の判断が実務上の難所です。

具体的な目安となるのは以下のような日です。

担保がある場合は担保処分完了後、保証人がいる場合は保証人への請求後でなければ計上できません。回収努力を尽くしたうえで「もはや回収の手段がない」と客観的に説明できる状態であることが求められます。

2-2-2.必要な証拠書類

事実上の貸倒れは法的手続きに基づかないため、回収不能であることを客観的に証明する書類の整備が特に重要です。税務調査で否認されるケースの多くは、この証拠書類の不備が原因です。

準備すべき書類は大きく3種類です。

加えて、もとの債権の存在を証明する契約書・請求書・納品書も必ず保管してください。

2-2-3.仕訳方法

事実上の貸倒れの仕訳は、回収不能が確定した債権の全額を貸倒損失として計上します。たとえば、取引先が廃業して売掛金200万円が全額回収不能となった場合の仕訳は以下のとおりです。

なお、形式上の貸倒れ（9-6-3）で先に備忘価額1円を残していた場合は、事実上の貸倒れが確定した時点で以下の仕訳により残額を取り崩します。

担保物を処分して一部回収できた場合は、回収額を差し引いた残額が貸倒損失です。たとえば200万円の債権に対して担保処分で50万円回収した場合の仕訳は以下のようになります。

消費税の処理は法律上の貸倒れと同様です。

2-3.形式上の貸倒れ

形式上の貸倒れ（法基通9-6-3）とは、継続的に取引を行っていた取引先との売掛債権について、取引停止後一定期間が経過しても弁済がない場合に、備忘価額（1円）を控除した残額を損金経理により貸倒損失として計上できるものです。法律上・事実上の貸倒れと比べて適用しやすいため、中小企業にとって活用頻度の高い区分です。

対象となるのは以下の2つのケースです。

なお、「継続的な取引」が要件であるため、単発の取引相手には適用されません。また、貸付金などの金銭債権は対象外で、売掛金・未収請負金などの売掛債権に限られます。担保物がある場合も適用されません。

2-3-1.計上できるタイミング

形式上の貸倒れは、「最後の弁済の期限」または「最後の弁済があった日」のいずれか遅い日から1年以上経過した事業年度に計上できます。取引の最終日ではなく、弁済期限や最後の入金日が起算点となる点に注意してください。

たとえば、2024年3月に最後の取引を行い、2024年6月に最後の入金があった場合、起算日は2024年6月となり、2025年6月以降に貸倒損失を計上できます。

なお、本規定は損金経理による計上が必要であり、要件を満たした後も計上を先送りすると利益操作とみなされるリスクがあります。要件を満たした事業年度に速やかに処理しましょう。

2-3-2.必要な証拠書類

形式上の貸倒れで必要な証拠書類は、取引の停止と弁済がないことを時系列で客観的に示せるものです。法律上・事実上の貸倒れほど特殊な書類は不要ですが、日常の経理記録の整備が重要です。

準備すべき書類は大きく3種類です。

取り立て費用に満たないケースでは、債権額と取り立て見込み費用を比較した資料も必要です。これらは日常の経理業務で蓄積される資料がほとんどのため、日頃の売掛金管理を丁寧に行うことが適切な処理への近道です。

2-3-3.仕訳方法

形式上の貸倒れでは、債権額から備忘価額1円を差し引いた金額を貸倒損失として計上します。この1円は、債権が法律上消滅したわけではないため、帳簿上に債権の存在を記録として残す目的で設定するものです。

たとえば、取引停止後1年以上経過した売掛金50万円がある場合の仕訳は以下のとおりです。

この1円は、将来回収できた場合と債権が完全に消滅した場合で、それぞれ以下のように精算します。

消費税の課税事業者は、形式上の貸倒れでも売掛債権に係る消費税相当額を貸倒れが生じた課税期間の売上消費税額から控除できます。

3.貸倒引当金がある場合の会計上の処理

実務では、貸倒損失を計上する前に、対象の債権に対してすでに貸倒引当金を設定しているケースが少なくありません。この場合、まず貸倒引当金を取り崩し、不足分を貸倒損失として計上する二段階の処理が必要です。正しい処理方法を理解しておくことで、二重計上や計上漏れを防げます。

3-1.仕訳方法

貸倒引当金がある場合は、引当金を先に取り崩し、不足額を貸倒損失として処理します。たとえば、売掛金100万円に対して貸倒引当金を30万円設定していた取引先が倒産し全額回収不能となった場合、仕訳は以下のとおりです。

設定済みの貸倒引当金30万円をまず充当し、不足する70万円を貸倒損失として計上します。一方、貸倒引当金が債権額を上回っている場合は、引当金の取り崩しのみで処理が完了し、貸倒損失の計上は不要です。この場合の仕訳は「（借方）貸倒引当金 ／（貸方）売掛金」のみとなります。

余剰となった貸倒引当金残高は、期末の決算整理で「貸倒引当金戻入」として収益に計上します。いずれの場合も、引当金の残高と実際の損失額を正確に把握したうえで処理してください。

4.税務調査で否認されないためのポイント

貸倒損失は税務調査で否認されやすい項目のひとつです。否認されると、損金算入が認められないだけでなく、追徴課税や加算税が課される可能性もあります。

ここでは、税務調査で否認されないために押さえておくべきポイントを3つの観点から解説します。

4-1.証拠書類を整備する

貸倒損失の計上において最も重要なのが証拠書類の整備です。税務調査では「この貸倒損失は本当に要件を満たしているか」が厳しく確認され、書類が不十分だと実態として貸倒れが発生していても否認されるリスクがあります。

整備すべき書類は大きく3種類です。

これらは日常の経理業務で蓄積できるものがほとんどのため、日頃から整理・保管する習慣をつけましょう。

4-2.否認されやすいケースを知り対策する

税務調査で貸倒損失が否認されやすいケースには、いくつかの典型的なパターンがあります。事前に把握しておくことで、否認リスクを大幅に下げられます。

代表的な否認パターンは以下のとおりです。

自社の状況がこれらのパターンに該当しないか、計上前に必ずチェックしておきましょう。

4-3.税務調査で説明を求められる事項を把握する

税務調査では、貸倒損失に関してさまざまな確認が行われます。想定される質問と回答をあらかじめ準備しておくことで、調査を円滑に乗り越えられます。

主に確認される事項は以下の4点です。

これらの質問に対して、証拠書類を示しながら筋道立てて説明できる状態にしておくことが、否認を防ぐ最も効果的な対策です。

5.貸倒損失を防ぐための対策

貸倒損失は適切に処理できるとはいえ、発生させないことが経営上もっとも重要です。ここでは、取引の各段階で実践できる貸倒れ防止策を紹介します。

5-1.取引開始時の対策

取引開始前にリスクを見極めることが、貸倒れ防止のもっとも効果的なタイミングです。適切な審査と条件設定を行うことで、将来の回収トラブルを大幅に減らせます。

5-1-1.与信審査を実施する

新規取引先と掛取引を開始する前に、必ず与信審査を行いましょう。与信審査とは、取引先に対してどの程度の信用（掛け売り）を供与してよいかを事前に判断するプロセスです。

可能であれば決算書の提出を依頼し、以下のような財務指標を確認します。

帝国データバンクや東京商工リサーチなどの信用調査会社のレポートを活用すれば、取引先の信用格付けや支払い状況など、自社では入手しにくい情報を得られます。取引先の業界動向や主要取引先の状況も把握しておくと、間接的なリスクの評価にも役立ちます。すべての取引先に詳細な審査を行うことが難しい場合でも、取引金額が大きいケースや新規取引先については最低限の審査体制を整えておきましょう。

5-1-2.取引条件を設定する

与信審査の結果をもとに、取引先ごとに適切な取引条件を設定します。特に押さえておきたいポイントは以下の3つです。

これらの条件を書面で明確にしておくことが、トラブル発生時の早期対応にもつながります。

5-2.取引継続中の対策

取引開始後も、継続的なモニタリングと管理が欠かせません。取引先の経営状況は常に変化するため、開始時に問題がなくても、その後リスクが高まることがあります。

5-2-1.支払期日の管理を徹底する

売掛金の支払期日を正確に把握し、入金の有無を速やかに確認する体制を整えましょう。支払期日を過ぎても入金がない場合は、できるだけ早い段階で取引先に連絡を取ることが重要です。

支払い遅延は貸倒れの前兆であることも多く、放置すると回収が困難になるケースが少なくありません。売掛金管理台帳や会計ソフトの入金消込機能を活用して、支払期日と入金状況を一元管理する仕組みを作りましょう。

月次で売掛金の残高と経過日数をチェックし、支払遅延が発生している取引先を一覧化して対応策を検討する習慣をつけることが大切です。

5-2-2.継続的な与信管理を行う

与信審査は取引開始時に一度行えば終わりではなく、取引継続中も定期的に見直す必要があります。取引先の業績が悪化した場合は与信限度額を引き下げ、好調なら引き上げるなど、状況に応じた柔軟な対応が求められます。

目安として年1回以上の頻度で取引先の信用状況を再評価し、与信限度額や支払条件の見直しを行います。信用調査会社の継続モニタリングサービスを利用すれば、代表者の変更・不渡り情報・訴訟情報などの変動を早期に把握できます。

日常の取引における支払いパターンの変化や担当者の態度の変化も注意すべきサインです。

5-2-3.定期的に取引先の情報をアップデートする

取引先の登記情報・財務情報・業界動向は定期的に更新しましょう。法務局での登記事項の変更確認、取引先のウェブサイトやプレスリリースの確認、業界紙・ニュースのチェックなど、入手可能な情報源を活用して取引先の状況を継続的に把握することが重要です。

特に注目すべき変化は、代表者・経営陣の変更、本社や事業所の移転、主要取引先の変更、同業他社の倒産や業界全体の景気動向などです。これらは直ちにリスクが高まるとは限りませんが、把握しておくことで異変時の迅速な対応が可能になります。

情報のアップデートは地味な作業ですが、貸倒れリスクの早期発見につながる重要な取り組みです。

5-3.保険・保証制度の活用

自社だけでリスクを負担するのではなく、外部の保険や保証制度を活用して貸倒れリスクを分散させることも有効な手段です。

5-3-1.売掛保証サービスを活用する

売掛保証サービスとは、取引先が倒産などにより売掛金を支払えなくなった場合に、保証会社が代わりに支払ってくれるサービスです。

保証料は発生しますが、貸倒れ発生時の損失をカバーできるため、1社の倒産が経営に大きな影響を与えうる中小企業にとっては有効な選択肢です。保証会社によって保証料率・保証範囲・対象取引先の条件が異なるため、複数のサービスを比較検討することをおすすめします。

また、ノンリコース型のファクタリング（売掛先の倒産リスクを業者が引き受ける買取型）を活用して売掛金を早期に現金化する方法も、貸倒れリスクの移転手段として有効です。自社の取引規模やリスク許容度に応じて最適な方法を選びましょう。

5-3-2.貸倒引当金を適切に設定する

貸倒引当金を適切に設定しておくことも、貸倒れリスクへの備えとして重要です。あらかじめ費用を計上しておくことで、実際に貸倒れが発生した際の損益への影響を平準化できます。

税務上の損金算入が認められる方法は、一括評価と個別評価の2種類です。

特定の取引先への不安がある場合は、個別評価による引当てを積極的に活用しましょう。

5-4.契約・請求業務での工夫

日常の契約・請求業務の中にも、貸倒れリスクを低減する工夫があります。小さな工夫の積み重ねが、大きなリスクの回避につながります。

5-4-1.支払期日を短縮する

支払サイト（商品の引き渡しから代金支払いまでの期間）をできるだけ短くすることで、回収リスクを低減できます。

支払サイトが長いほど、その期間中に取引先の経営状況が悪化するリスクが高まります。「月末締め翌月末払い」が一般的ですが、信用度に応じて「月末締め翌月15日払い」に短縮したり、新規取引先の初回取引は前受金払いとするなどの工夫が可能です。

なお、2024年11月以降、下請取引においては60日を超える手形等による支払いが下請法上の指導対象となっているため、支払条件の設定には注意が必要です。支払サイトの短縮は取引先との交渉が必要ですが、「10日以内の支払いで2%割引」のような早期支払割引を設けることで、取引先にもメリットのある条件として提示できます。

5-4-2.分割請求を活用する

取引金額が大きい場合は、一括ではなく分割で請求することを検討しましょう。

長期プロジェクトであれば着手金・中間金・完了金と段階的に請求する方法や、大口納品であれば分割納品・分割請求にするといった工夫が有効です。分割請求により、取引先の支払いが滞った場合でも未回収額を最小限に抑えられます。

また、初回の支払い状況を確認してから次の納品に進めるため、支払い能力に問題のある取引先を早期に発見できます。金額の大きい取引や初めての取引先に対しては、分割請求を標準とすることで貸倒れリスクを大幅に軽減できます。

6.貸倒損失に関するよくある質問

貸倒損失の計上にあたっては、実務の現場で判断に迷うケースが少なくありません。ここでは、特に相談の多い3つの質問について、実務上の判断基準を解説します。

6-1.取引先が休業で連絡が取れない場合、貸倒損失として認められる？

取引先が休業して連絡が取れなくなっただけでは、直ちに貸倒損失として認められるわけではありません。3つの要件（法律上・事実上・形式上の貸倒れ）のいずれかに該当する必要があります。

ただし、最後の取引から1年以上が経過し、かつその間に弁済がない場合は「形式上の貸倒れ」として計上できる可能性があります。この場合、備忘価額1円を残して損失計上します。

一方、「事実上の貸倒れ」として計上するには、休業だけでなく債務者の資産状況を確認し、回収が不可能であることを客観的に証明する必要があります。安易に計上するのではなく、内容証明郵便での督促、現地訪問、登記情報の確認などの回収努力を行い、その記録を残しておきましょう。

6-2.回収努力はどこまで必要？

法律上の貸倒れの場合は、裁判所の決定や法的手続きが根拠となるため、債権者側の回収努力の程度は問題になりにくいです。一方、事実上の貸倒れでは「全額が回収不能であることが明らか」であることが要件のため、相当程度の回収努力が求められます。

具体的には、以下のような対応が挙げられます。

形式上の貸倒れの場合は、1年以上の取引停止と弁済の途絶が要件であり、回収努力の水準は事実上の貸倒れほど厳格ではありません。ただし、督促の記録は残しておくべきです。

いずれのケースでも「何も回収努力をしていない」状態は税務調査で問題になりやすいため、実施した回収努力の記録を必ず残しておきましょう。

6-3.関連会社への債権も貸倒損失にできる？

関連会社への債権について貸倒損失を計上することは可能ですが、税務上は特に厳しく審査されます。

関連会社間では経済合理性のない債権放棄が行われやすいと税務署に判断されやすいためです。関連会社への債権放棄が「寄附金」と認定されると、損金算入が大幅に制限されます。

寄附金認定を避けるには、以下の対策が重要です。

なお、貸倒れの要件を満たさない場合でも、子会社等の再建に経済合理性があれば別の規定で損金算入が認められる場合があります。いずれも判断が複雑なため、事前に顧問税理士に相談することを強くおすすめします。

7.まとめ　

貸倒損失を適正に計上するためには、法人税基本通達に定められた3つの要件を正しく理解する必要があります。

それぞれ計上のタイミング、対象となる債権の範囲、必要な証拠書類が異なるため、自社の状況がどの区分に該当するかを正確に判断してください。

税務調査で否認されないためには、日頃からの証拠書類の整備と回収努力の記録が重要です。判断に迷う場合は、早めに顧問税理士や専門家に相談し、適切な処理を行いましょう。