デジタル推進！IT化への挑戦 ～ガジェット編

みなさんはガジェットという言葉をご存知でしょうか。
一般的には「道具」「装置」といった意味を持ちますが、身近な例を出すとスマートフォンやタブレット端末、イヤホンやキーボードなどの便利電子機器のことを指す言葉になります。

今回は筆者も実際に活用している2つのガジェットについてご紹介します。

スキャナー活用！スキャン技術はここまで来た

スキャナーと聞いて、みなさんは一体どんなものを思い浮かべるでしょうか。
おそらく、ほとんどの方が複合機に備え付けられているスキャン機能を思い浮かべるのではないでしょうか。単体のスキャナー自体は知っているけれど、スキャン機能しかないうえに複合機がすでにあるからと、とくに必要性を感じていない方も、なかにはいらっしゃるかもしれません。

しかし、いま販売されているスキャナーは、複合機のものと比べ物にならないほどの機能性を備えており、この近年のDX時代には必需品になりつつあります。以下にその違いをご紹介します。

ここが違う1：縦横・裏表を自動で認識

一般的に複合機でスキャンしたデータは、原稿を差し込んだ方向によって縦横がバラバラに保存されてしまったり、資料のサイズが異なるとスムーズにスキャンできなくなったりしてしまいます。

しかし、最近のスキャナーは保存する際に自動で縦横、裏表を認識し、正しい向きでPDFデータを作成してくれます。また、設定によって保存するときの画質やデータの名称などを指定することができるため、スキャン後の煩わしい処理が不要になります。

ここが違う2：多種多様な保存場所

最近のスキャナーは、ネットワークに接続する機能を備えているものが多くあります。そのため、社内のネットワーク環境を活用することで、スキャンしたデータを指定したフォルダへ保存することができます。
また、クラウドサーバーに保存することにより、出先からいつでもスマートフォンでスキャンデータを確認できたり、その仕組みを活用することで、資料のやり取りをクラウド上で行ったりすることが可能となります。

ここが違う3：ハンディタイプなら持ち運びが楽、いつでもデータ化

スキャナーのなかには、従来の据え置きタイプに加え、鞄に収まるサイズのハンディタイプもあります。
外出が多く、出先で資料をコピーすることが多かったり、重要な資料を多く取り扱う方であれば、ハンディスキャナーをおすすめします。持ち歩いていつでも資料をデータ化することができます。

その場でデータ化できるため、資料がかさばることもありませんし、他の人へスムーズにデータを受け渡すことができるため、見た目以上の活躍を見せてくれるでしょう。

紙とはおさらば？電子ペーパー

書籍や広告など印刷物に代わって用いられている電子ペーパー。最近では筆記用の電子ペーパーも出回っており、従来の紙製ノートの電子版として注目されています。ここでは筆記用電子ペーパーについておすすめしたく、ご紹介します。

紙媒体の場合、ノートを複数回使い回すことは現実的でなく、筆記したものを書き直すには消しゴムや修正液などを使うしかありません。
しかし、電子ペーパーの場合、あくまで電子データとして保存されるため、自由に加筆修正したり、文字の移動や削除をしたりなどが可能です。

また、機種によってはあらかじめ何パターンかのフォーマットが準備されているものもあるため、メモ帳やカレンダー、日記帳など、普段持ち歩いている紙媒体を、ひとつの電子ペーパーで完結させることができます。

そのほか、書いたメモをPDFで保存できたり、逆にPDFを電子ペーパーへ出力する機能を持つものもあるため、PCやその他のガジェットと組み合わせることで、さまざまなシチュエーションで活用することができるようになるでしょう。

（番外編）ノートパソコンを選ぶときはここを確認すべし！

ガジェットとは異なりますが、このようなデジタル機器の見直しをおこなう際に必ず頭を悩ますのが、パソコンの選び方です。
インターネットで検索しても難しい言葉が多くてわからないという方に向けて、最低限チェックすべき3つのポイントをご紹介します。

ポイント1：CPU

CPUとは、簡単に言うとパソコン自体の頭のよさを指します。

一般的に多く流通しているインテル社製のCPUであれば、Core（コア）i + 数字のように表記され、数字が大きくなるほど性能が高くなります。
Core i3でも十分パソコン操作は可能ですが、ワードやエクセル、会計ソフトなどのアプリケーションを使うのであれば、このCPUの違いで処理スピードに大きく差が出てくるため、Core i5以上のパソコンがおすすめです。

ポイント2：メモリ

メモリは、パソコンで処理するデータの一時保管場所です。容量は数字 + GBで表します。
そのためメモリの容量が多いほどさまざまな操作を同時におこなうことができ、その処理もスムーズになります。

操作中にパソコンが急に遅くなるのは、このメモリが少なかったり、搭載されているメモリ以上の処理を行ってしまっている場合がほとんどです。
単調な作業だけであれば4GBでも問題はありませんが、複数の処理をまとめて行いたいのであれば8GB以上がおすすめです。

ポイント3：ストレージ

ストレージとは、パソコンのデータ容量を指し、メモリ同様、数字 + GBで表します。
また、HDDとSSDの2種類があり、HDDは安価かつ大容量で、SSDは高価ですが読み書き速度がHDDと比べて高速なのが特徴です。

容量に関しては、512GBや1TB（テラバイト）など、数字が大きいほど保存できるデータ量が増えますが、せっかく多くても使わなければ宝の持ち腐れです。操作性を重視するのであれば、容量よりもストレージの種類にこだわったほうが良いため、容量は一般的な128〜256GB程度に抑えておき、種類はSSDを選ぶことをおすすめします。

もし、容量が足りなくなった場合には、外付けのHDDを準備したり、インターネット上にデータを保存できるクラウドサービスなどを活用しましょう。

おわりに

今回はスキャナーと電子ペーパー、2つのガジェットについてご紹介させていただきました。
以前の記事『デジタル推進！IT化への挑戦 ～RPA編～』、『デジタル推進！IT化への挑戦 ～会計ソフト編～』でご紹介した会計ソフトやRPAとは異なり、実際に手に取って操作する電子機器のため、シチュエーションによってはかなりの業務効率化を図ることができます。

ちなみに私たちの実務現場では、お客様への訪問時にハンディタイプのスキャナーを活用し、従来は原本でお預かりしていたものをその場でデータ化したり、社内外の各案件を電子ペーパーにまとめたりすることで、業務効率化を図っています。

データであればその後の作業がスムーズになり、保管の手間も省けるうえ、汚してしまったり紛失してしまったりするリスクなども防げます。ガジェットを利用することで多くのメリットを得ることができます。
ぜひ一度、身の回りのガジェットを見直してみてください。

執筆担当：仙台事務所　佐藤 大樹

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