陥りやすいDX化の落とし穴 ～あなたの会社は大丈夫？

2021年6月に国税庁のDX推進が公表され、また同年9月にはデジタル庁が設置されるなど、DX化の波は日々大きくなっています。

過去の記事では、企業のデジタル推進についてご紹介しましたが、今回は実際に企業がDX化を推進する際に陥りやすい「DX化の落とし穴」について解説いたします。

ロードマップはゴールから！

「手段の目的化」という言葉をご存知でしょうか。
企業のDX化で例えると、社内の生産性を向上するためにシステムを導入したが、次第にそのシステムを利用することが目的となってしまい、本来の目的であった生産性向上から離れてしまうことをいいます。

仮に、社内の業務フローが現状のシステムで対応しきれなくなった場合でも、そのシステムの利用が目的化してしまうと、誰もその問題点に気付くことができず、次第に企業の生産性は低下していきます。

また、手段であるシステムは常にアップデートが行われており、より効率的な新システムも日々リリースされているため、いつの間にかシステムを使いこなすことが目的となってしまう「手段の目的化」に、システムを使わない通常の業務フローよりも陥りやすいといえるでしょう。

そのため、DX化を推進する際には、事前に目的を明確化し、実現に向けたロードマップを準備しておくことが重要です。
このロードマップの見直しを定期的に行い、必要であれば書き直していくことで、本来の目的を見失うことなく、DX化という目標を達成できるでしょう。

見えるコストより「見えない」コスト？

いざシステムの導入となると、はじめに立ちはだかるのはその種類の多さです。

給与計算であれば、現在数十種類のシステムがリリースされていますが、基本的にはどのシステムも同等の機能を備えているため、選定するのが難しいのが現状です。

そのため、月々のランニングコストや初期費用で比較し、低コストなものを選びがちですが、ここで考えなければならないのは、目に見える導入時のコストだけではありません。

例えば、Aシステムの導入が月2万円、Bシステムだと月3万円のコストがかかるとします。
費用面だけで考えるとAシステムを選びますが、Bシステムには、給与明細書を紙ではなく、各従業員のスマートフォンから閲覧する機能が付いていたとすると、どうでしょう。

この場合、Bシステムを導入すると、給与明細書の印刷や、封筒に入れる作業が不要になるため、今まで手作業で行っていた従業員の業務負担が減ることになります。

仮に従業員1名（時給1,000円）の時間が10時間削減できるとすると、月1万円のコストカットとなり、Aシステムとのコストの差がなくなります。そのほか、印刷する用紙や封筒なども不要となるため、結果的にBシステムのほうが、導入後のメリットが大きくなるのです。

このように、システム導入の場合には、目に見えるコストのほか、目に見えないコストを『見える化』することからはじめるとよいでしょう。

システムは使い方より使う「人」！

「◯◯さんは、PCに詳しいから社内のDX化をお願いしよう」
よくある人選方法ではありますが、これも企業のDX化にとって大きな落とし穴のひとつです。

多くの企業では、DX化に向けて新たににIT人材を雇用することは行わず、まずは社内の人間が対応することになるでしょう。
その際の人員の選定を、先ほどのように安易に決めてしまうと、かえって業務の属人化を招いてしまうことがあります。

DX化にはシステムの活用が不可欠であるため、導入時にある程度の知識をそなえている人を加えると、計画から実行までスムーズに進めることができます。
しかし、特定の従業員だけがそのシステムや業務フローを把握している場合、担当している本人はDX化推進業務について客観的な判断ができず、また、専門性が高いため、周りの従業員や上司も、業務フローが適正（適切）かどうかの判断が行えなくなってしまいます。

そのうえ、業務フローも担当者判断で年々変化していくため、結果的にDX化とは程遠い、複雑で非効率な、業務のブラックボックス化へと陥っていきます。

こうしたことから、DX化に向けてシステム導入を検討する際には、システムはシンプルかつ分かりやすいものがよいでしょう。
また、導入後の業務フローは、誰でも理解できるよう図式化・マニュアル化をし、あわせて定期的な見直しも行うことで、業務の属人化を防ぎましょう。

おわりに

今回は、DX化を推進するにあたって企業が陥りやすい「DX化の落とし穴」をいくつかご紹介しました。

辻・本郷 税理士法人では、基本業務である税務顧問はもちろんのこと、グループ会社と協力してDX推進バックオフィスツールの提供や、システムの導入支援なども行っております。
ぜひ、お気軽にご相談ください。

執筆担当：仙台事務所　佐藤 大樹

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