辻・本郷 税理士法人
English

メールお問い合わせ

検索する

電子データと書面による受領について【電子帳簿保存法対策】

  • その他

電子データと書面による受領

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、2022年1月1日以降、電子取引を行った場合の取引情報について、電子データでの保存が義務化されました。

改正対応のメインとなる電子データと書面による受領について、ビジネスの現場で想定されるパターンと注意点をご案内します。

一つの取引に複数書類がある場合には、それぞれ保存方法の確認を!

通常のビジネスでは、一つの取引において、見積書、契約書、注文書、請求書・領収書など複数の種類の書類を渡したり受け取ったりします。

これらの書類を電子データでやりとりすればその分については、電子的に保存する必要があります。
すべての書類を電子データでやりとりしているのであれば、もちろんすべてを電子的に保存する義務が生じます。

一般に注文書、請求書、領収書、見積書などに通常記載される事項を電子的にやりとりする取引のことを電子取引といいます。
電子取引に関してやりとりした取引情報については、これまでにもの保存義務はあり、紙で出力して保存することができたのですが、今後は、電子的な保存が義務付けられることとなります※。

もっとも、一連の取引で発生する書類には、もともと法人税法や所得税法上の保存義務がありましたので、電子帳簿保存法の改正によって、保存しなければならない対象が増えたというわけではないことにご留意ください。

つまり、何を保存すべきかを考えるときには、法人税法や所得税法に立ち返っていただければ、わかりやすいと思います。

※電子データでの保存が義務付けられる対象は、法人税及び所得税(源泉徴収に係る所得税を除く)上の保存義務者であることにも注意が必要です。

同じ取引について請求書を書面と電子データの両方で受領した場合

他方、取引先からPDF形式の請求書を電子メールで受け取り、後日、郵送等により書面の請求書を受け取る場合もあろうかと思います。

PDF形式の電子データと書面の請求書の内容が同一であり、取引慣行や社内ルールなどで、後日郵送される書面の請求書を原本として受け取るのであれば、書面の請求書のみ保存してください。その場合の電子データの保存は不要です。

それでは、電子データと書面の両方で受け取る場合において、請求書の電子データが白黒のもので、書面の請求書がカラーのときはどうなるでしょうか。

例えば、取引相手に何らかの確認を求める目的で、書面の請求書を意図的にカラーにしている場合などは、これらは同一ではなく、両方とも原本とみなされることとなります。したがって、書面と電子データの両方の保存をしていただくこととなります。

また、後日郵送する書面(原本)を事前確認する目的で、白黒の電子データを授受するような場合には、後者は原本ではありませんので、電子データを保存する必要はなく、書面の請求書のみ保存すればよいとされています。

おわりに

私たち辻・本郷 税理士法人では、改正電子帳簿保存法に適応したシステムやデジタル化のご支援を行っております。どうぞお気軽にご相談ください。

執筆担当:DX事業推進室 藤江 高寛

<関連ページ>
電子帳簿保存法対策 電帳法改正・電子保存の準備はできていますか?
電子保存の対象となる電子取引や帳簿書類とは?
スキャナ保存と電子取引 ~社内業務フローの区別を!【電子帳簿保存法対策】

お気軽にお問い合わせください

「まずは話だけでも聞いてもらいたい」「相談内容が正しいかわからない」
迷っているならまずは軽い気持ちで構いません。
お悩み、ご相談内容をお聞かせください。

0120-730-706

9:00~17:30(土日・祝日・年末年始除く)

メールでお問い合わせ