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スキャナ保存と電子取引 ~社内業務フローの区別を!【電子帳簿保存法対策】

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スキャナ保存と電子取引

2022年1月に改正される電子帳簿保存法では、スキャナ保存制度について要件が大幅に緩和されます。

事前承認や適正事務処理要件の廃止、タイムスタンプ要件や検索要件等が緩和事項にあたります。ハードルが下がることでスキャナ保存の導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。

一方、2022年1月の改正により、電子取引を行った場合の電子データでの保存が義務化されます。
スキャナ保存と電子取引それぞれの対応方法と留意点を確認していきましょう。

スキャナ保存制度と電子取引制度のおさらい

スキャナ保存と電子取引では、タイムスタンプ要件や検索要件など一部の要件が同じですが、それぞれ違いがあります。
共通要件と、異なる要件とをおさらいしましょう。

スキャナ保存と電子取引の電子保存の共通点

1)タイムスタンプの付与(※)

取引情報の授受後、7営業日以内(作成または受領から入力までの事務処理に関する規程を定めた場合には最⻑約2カ月とおおむね7営業日以内)にタイムスタンプを付与し、その他要件も満たす形で保存すること。

※タイムスタンプを付与する形で保存する場合

2)検索要件

  • 1:「取引年月日・取引金額・取引先」の3項目を検索できること。
  • 2:日付または金額の範囲指定で検索ができること。
  • 3:2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索ができること。

※保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、2・3の要件は不要です。

スキャナ保存

スキャナ保存のみに求められる要件について簡単に解説します。

スキャナ保存時の読み取り形式に関する要件

紙で受け取った領収書、請求書、納品書、見積書などの証憑類をスキャナやスマートフォンで読み取り、電子データとして保存する制度のため、下記の読み取り形式について要件が定められています。

機器の種類 スキャナ、スマートフォン、デジタルカメラなど、以下の解像度・カラー画像の要件を満たす読み取りを行うことができる機器
解像度 200dpi以上
カラー画像 赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上(重要書類のみ)

読み取り形式以外の、電子取引の電子保存と異なる要件

スキャナ保存では、書面を電子データに変換するため、人の手が必然的に介在することになります。そのため、より厳格な要件となっています。

  • ①スキャン文書と帳簿との相互関連性が必要である。
  • ②タイムスタンプの付与や訂正削除の履歴に関するシステムに代えて、電子取引の電子保存では認められている「正当な理由のない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成することは認められない。つまり、システム上で真実性要件を充たすことが求められる。
  • ③タイムスタンプを付与する代わりに、訂正削除履歴の残る(あるいは訂正削除ができない)システムについてはヴァージョン管理や時刻証明機能が求められる。

電子取引の電子保存

電子取引の電子保存

電子データの形で渡したり受け取ったりした証憑類は、すべての事業者が必ず電子データで保存しなければなりません。書面に出力して保存することは、2022年1月1日以降、認められなくなります。

ファイルを添付したり、本文に記載する形で電子メールでやり取りするケースや、ウェブサイトからのダウンロード、EDIシステムを使用するケースなどが電子取引に該当します。

電子保存する際には、恣意的な訂正削除を防ぐための要件(真実性の要件)や、税務調査等を受けた場合に備え、いくつかの項目で容易に検索できるといった要件(可視性の要件)を充たす必要があります。

真実性の要件に関しては、スキャナ保存のような、タイムスタンプの付与や正履歴システムを利用しなくても、「正当な理由のない訂正削除の防止に関する事務処理の規程」を定めれば、パソコンのローカルフォルダやファイルサーバに保存することも認められます。
検索性の要件は、上で述べたとおり、スキャナ保存と同じ「取引年月日・取引金額・取引先」での検索機能を備えることが求められます。

スキャナ保存制度も利用する場合には、社内の業務フローの区別を!

すでにスキャナ保存制度を導入している企業のなかには、「電子取引で受け取った電子データを書面に出力し、スキャナ保存すれば、単一の社内業務フローで回すことができ、システム改修等が不要になるのでは?」と考える方がおられるかもしれません。

しかし、このような形で電子取引で受け取ったデータを保存する方は、残念ながらスキャナ保存・電子取引どちらの制度でも電子帳簿保存法の要件を満たすことにはなりません。
電子取引で受け取った電子データは電子保存し、書面で受け取ったものはスキャナ保存する、という社内の業務フローを個別に設定することが必要になります。

文書管理システムの併用はOK!

他方、先に述べたように、スキャナ保存制度と電子取引制度の保存要件は似ている部分も多くあります。
どちらの保存要件も満たす文書管理システムであれば、スキャン文書と電子取引で受領した電子データの保存について、単一の文書管理システムを利用することも可能です。

同一の文書管理システムを使用する場合に、スキャナ保存した文書と電子取引制度の電子データを区分して検索できなくても、問題はありません。

おわりに

私たち辻・本郷 税理士法人では、改正電子帳簿保存法に適応したシステムやデジタル化のご支援を行っております。どうぞお気軽にご相談ください。

執筆担当:DX事業推進室 藤江 高寛

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